Публічна інформація

Про реалізацію Закону України "Про доступ до публічної інформації"

Наказ МОН  №562 від 09.06.11 року

ПОЛОЖЕННЯ
про забезпечення доступу до публічної інформації у Міністерстві освіти і науки, молоді та спорту України

1. Загальна частина

1.1. Це Положення визначає порядок доступу до публічної інформації у Міністерстві освіти і науки, молоді та спорту України (далі – Міністерство) відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.2. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

• запит на інформацію – це прохання особи чи групи осіб в усній, письмовій чи іншій формі надати публічну інформацію, що знаходиться у володінні Міністерства;
• публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена у процесі виконання Міністерством своїх обов’язків, передбачених законодавством, або яка знаходиться у володінні Міністерства;
• запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень;
• звернення громадян – викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги;
• суб’єкти владних повноважень – органи державної влади, органи місцевого самоврядування, їхня посадова чи службова особа, інший суб'єкт при здійсненні ними владних управлінських функцій на основі законодавства, в тому числі на виконання делегованих повноважень.

1.3. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації, здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.4. Дія цього Положення не поширюється на відносини, пов’язані з отриманням публічної інформації Міністерства при здійсненні ним своїх функцій, а також на відносини, що виникають у сфері звернень громадян.

1.5. Дотримання встановленого порядку надання публічної інформації (опрацювання, систематизація, аналіз запитів на інформацію та контроль щодо їх задоволення) про діяльність Міністерства організовують і забезпечують керівники самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства у межах наданих повноважень та згідно з розподілом функціональних обов’язків.

2. Забезпечення доступу до публічної інформації про діяльність Міністерства

2.1. Доступ до публічної інформації про діяльність Міністерства забезпечується шляхом:

1) оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації (далі – ЗМІ);

2) розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті Міністерства;

3) розміщення публічної інформації в офіційному друкованому виданні Міністерства – газеті "Освіта України", в Інформаційному збірнику Міністерства;

4) надання інформації за запитами на інформацію.

2.2. Публічна інформація про діяльність Міністерства може надаватися в усній формі, на паперових носіях та в електронній формі.

2.3. Публічна інформація про діяльність Міністерства надається у формі, визначеній законодавством у сфері освіти і науки, молоді та спорту.

Якщо форму надання публічної інформації законодавством не передбачено, вона надається у формі, визначеній у запиті на інформацію. У разі відсутності можливості надання публічної інформаціїу запитуваній формі, вона надається в тому вигляді, в якому зберігається у Міністерстві.

Публічна інформація надається в усній формі фізичним, юридичним особам, об’єднанням громадян під час особистого прийому. Вказана інформація також надається за телефоном уповноваженими посадовими особами Міністерства.

2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність Міністерства обмежується, якщо такі дані відповідно до законодавства України належать до інформації з обмеженим доступом.

Перелік відомостей, що належать до інформації з обмеженим доступом, а також відомостей, які не містять ознак публічної інформації, визначається в додатку 1 до цього Положення.

2.5. Надання запитувачам інформації публічної інформації про діяльність Міністерства, а також розміщення зазначеної інформації на веб-сайті Міністерства забезпечують керівники структурних підрозділів апарату Міністерства у межах їх компетенції та сфери відповідальності.

3. Надання публічної інформації про діяльність Міністерства

3.1. Оприлюднення публічної інформації в ЗМІ забезпечується відділом взаємодії з засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю Міністерства відповідно до законів України "Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", "Про друковані засоби масової інформації", "Про телебачення і радіомовлення", "Про інформаційні агентства".

Порядок взаємодії Міністерства з представниками ЗМІ визначено у додатку 2 до цього Положення.

3.2. Відповідно до Інструкції з діловодства Міністерства (далі – Інструкція) відділ захисту інформації та інформаційно-технічного забезпечення розміщує на офіційному веб-сайті Міністерства інформацію, що підготовлена самостійними структурними підрозділами Міністерства з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".

3.3. Розміщенню на офіційному веб-сайті Міністерства підлягають:

1) інформація про Міністерство та його діяльність:

• місце розташування, поштова адреса, адреса електронної пошти для надсилання електронних запитів для отримання інформації, номер телефону інформаційного центру;
• прізвища, імена та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти Міністра та його заступників, заступника Міністра - керівника апарату, а також керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства;
• розклад роботи та графік прийому громадян у Міністерстві;
• наявність вакансій, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців третьої-сьомої категорії;

2) правила внутрішнього трудового розпорядку Міністерства;

3) інформація про нормативно-правові засади діяльності Міністерства;

4) дані про порядок складання та подання запиту на інформацію;

5) відомості про систему обліку, види інформації, що знаходяться у володінні Міністерства;

6) звіти, у тому числі щодо результатів розгляду запитів на інформацію;

7) інші відомості про діяльність Міністерства, які належать до публічної інформації;

Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв’язку з цим.

3.4. На офіційному веб-сайті Міністерства та у газеті "Освіта України" розміщуються:

1) умови та порядок отримання публічної інформації про діяльність Міністерства;

2) інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність Міністерства.

3.5. Запитувач інформації має право звернутися до Міністерства із запитом на інформацію, вимоги щодо оформлення якого визначені Законом України "Про доступ до публічної інформації".

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію дозволяється подання запиту шляхом заповнення відповідних форм проектів запиту на інформацію, зразки яких можна отримати в адміністративно-господарському департаменті Міністерства або роздрукувати на офіційному веб-сайті Міністерства (додатки 3–6 до цього Положення).

Якщо запит на інформацію надійшов до Міністерства поштою у довільній формі, на поштовому конверті повинна бути помітка – "Запит на публічну інформацію".

Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит особисто, його має оформити визначена в адміністративно-господарському департаменті особа, відповідальна з питань запитів на інформацію, яка обов'язково повинна зазначити в запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію запиту особі, яка його подала.

Форма електронного запиту на інформацію містить інструкцію щодо його заповнення (додаток 7 до цього Положення).

4. Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію

4.1. Запити на інформацію, що надходять на адресу Міністерства, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються відділом документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту Міністерства відповідно до Інструкції з урахуванням вимог цього Положення.

4.2. Запити на інформацію реєструються в автоматизованій системі діловодства та контролю виконавської дисципліни у картотеці "Запити на інформацію".

4.3. Після отримання та реєстрації вхідної кореспонденції відділом документального забезпечення Міністерства запити на інформацію виокремлюються та невідкладно передаються до розпорядників Міністерства (відповідно до розподілу обов’язків між ними) для отримання відповідної резолюції та визначення виконавця.

4.4. Якщо запит містить прохання надати публічну інформацію, яка стосується різних напрямів діяльності Міністерства, особами, відповідальними за надання відповідей на запит, визначаються керівники самостійних структурних підрозділів згідно з напрямами діяльності, визначеними пунктом 2.5 цього Положення.

За рішенням одного з розпорядників Міністерства особою, відповідальною за надання відповіді на такий запит, може бути визначено одного з керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства. У такому випадку співвиконавці зобов’язані не пізніше чотирьох робочих днів із дня надходження до Міністерства запиту надати відповідальному виконавцю відповідні матеріали та інформацію.

4.5. Запит на інформацію з резолюцією одного з розпорядників Міністерства опрацьовується у відділі контролю виконання документів адміністративно-господарського департаменту Міністерства в автоматизованій системі  діловодства та контролю виконавської дисципліни, після чого він невідкладно передається виконавцям.

4.6. Реєстрація та опрацювання запитів на інформацію, що надійшли до Міністерства у вигляді електронного документа, здійснюється працівником відділу документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту Міністерства в загальному порядку після їх роздрукування на паперовому носії.

4.7. Відповідь на електронний запит надається визначеним виконавцем на адресу, вказану запитувачем інформації, та у запитуваній формі (листом чи у вигляді електронного документа).

Паперові копії листування за електронними запитами на інформацію  зберігаються у відповідних структурних підрозділах в окремій справі "Листування щодо запитів стосовно публічної інформації" згідно із Зведеною номенклатурою справ Міністерства та номенклатурами справ структурних підрозділів.

4.8. Відповідь на запит на публічну інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту до Міністерства.

Якщо запит на інформацію стосується відомостей, необхідних для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше 48 годин з дня надходження до Міністерства запиту.

4.9. Якщо запит на інформацію стосується надання великого обсягу інформації або потребує її пошуку серед значної кількості даних, заступник Міністра - керівник апарату за поданням керівника самостійного структурного підрозділу, відповідального за надання публічної інформації за таким запитом, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку керівник самостійного структурного підрозділу письмово повідомляє запитувача не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту на інформацію до Міністерства.

4.10. У разі, коли запитувана інформація містить документи обсягом більше десяти сторінок, керівник самостійного структурного підрозділу, відповідального за надання публічної інформації, не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження до Міністерства запиту повідомляє про це заявника із зазначенням вартості фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку оплати цих витрат. За таких обставин надання публічної інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

4.11. Якщо у запиті разом із проханням надати публічну інформацію міститься прохання надати також інформацію, що не належить до публічної, то відповідь на запит може бути надана заявнику окремо у строки, передбачені законодавством, про що запитувач повідомляється.

5. Порядок надання публічної інформації про діяльність Міністерства

5.1. Відповідь на запит на публічну інформацію про діяльність Міністерства надається керівником відповідного самостійного структурного підрозділу Міністерства за його підписом.

Відповідь на запит, що містить прохання надати публічну інформацію з різних напрямів діяльності Міністерства, виконавцями якого визначено декілька осіб, а особою, відповідальною за надання відповіді, – одного з них, а також відповідь з відмовою в наданні такої інформації на підставах, передбачених підпунктом 1 пункту 5.5 цього Положення, надається за підписом заступника Міністра - керівника апарату або іншого розпорядника Міністерства (за розподілом обов’язків).

5.2. Відповідь на запит повинна містити запитувану інформацію або вмотивовану відмову в її наданні. У відповіді на запит вказуються найменування, поштова адреса Міністерства, посада особи, яка надає відповідь, а також реєстраційний номер і дата відповіді на запит.

5.3. Якщо запитувана публічна інформація про діяльність Міністерства належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит вказуються вид, найменування, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежено. У разі коли частина запитуваних відомостей належить до інформації з обмеженим доступом, а інша є загальнодоступною, надається лише остання.

Відповідь на такий запит підлягає обов’язковому погодженню з начальником Спецсектору Міністерства.

5.4. Відповіді на запит підлягають обов’язковій реєстрації у Міністерстві відповідно до Інструкції.

5.5. Міністерство має право відмовити в задоволенні запиту, якщо:

1) Міністерство не володіє і не зобов’язане відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) дані, що запитуються, належать до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог щодо оформлення запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації", відповідно до якої запит на інформацію повинен  містити:

• ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку за його наявності;
• загальний опис публічної інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
• підпис і дату за умови подання запиту на паперовому носії.

Особі, яка не оплатила передбачені законодавством фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, запитувана публічна інформація надається після сплати цих витрат.

5.6. Публічна інформація на запит надається безкоштовно.

Якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більше десяти сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання та друк.

Розмір витрат на копіювання та друк документів і порядок відшкодування таких витрат визначаються в межах граничних норм, встановлених відповідним Положенням Кабінету Міністрів України та Інструкцією про порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів, які надаються запитувачам інформації.

5.7. Клопотання про термінове опрацювання запиту повинно бути обґрунтованим.

Додатково див.:

• Перелік відомостей, які належать до інформації з обмеженим доступом, а також відомостей, які не містять ознак публічної інформації (Додаток 1);
• Порядок взаємодії Міністерства освіти і науки, молоді та спорту із представниками засобів масової інформації (Додаток 2);
• Форма електронного запиту на інформацію (Додаток 3);
• Форма письмового запиту на інформацію (для фізичних осіб) (Додаток 4);
• Форма письмового запиту на інформацію (для юридичних осіб) (Додаток 5);
• Форма письмового запиту на інформацію (для об’єднання громадян) (Додаток 6);
• Інструкція щодо заповнення форми електронного запиту на інформацію (Додаток 7).